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VALENCIA. A lo largo de estos años para equilibrar su cuenta de resultados casi todas las empresas han tenido problemas mayores o menores. La crisis se está prolongando, lo cual intensifica que unas lo consigan y otras no. ¿Cuál es el secreto? ¿Qué están haciendo las empresas que están sobreviviendo? La diferencia en la actitud y la aptitud está resultando vital:

• En lo que respecta a la aptitud, destacan tres líneas de actuación: focalizan la empresa a resultados, utilizan un adecuado modelo de gestión, y aplican a tiempo los cambios que necesitan, desarrollando la gestión de los mismos.

• En lo que respecta a la actitud, destacan cuatro cualidades fundamentales: aceptan su nueva realidad, son austeros, están alerta de la evolución de su cuenta de resultados, y no dudan en tomar decisiones contundentes.

Ahora bien, si nuestra empresa se está resintiendo no tenemos tiempo, hay que "meterse en la cocina" y actuar ¿por dónde empezamos a corto plazo?:

1. Caja:

• - Realizar previsiones de tesorería. Debemos poner en marcha una herramienta de cálculo de la tesorería de la empresa y actualizarla semanalmente.
• - Controlar el riesgo y la morosidad. Poner en marcha procesos de gestión de riesgos y de cobros, sistemáticos y completos.
• - Refinanciar la deuda con las entidades financieras si tenemos o prevemos problemas de tesorería para optimizar el circulante.
  
  Estas acciones conllevarían el uso de las siguientes herramientas de gestión tales como previsión de tesorería, análisis financiero, gestión de riesgos y gestión de cobros.
  
  

2. Presupuesto y Rentabilidad:

• - Elaborar y cumplir un presupuesto donde consigamos resultados positivos este año o el siguiente.
  
• - Rentabilidad. Elaborar un sistema de costes completo ABC que nos ayude a analizar la rentabilidad por cliente y producto y que asigne de forma coherente nuestros costes directos e indirectos. Actualizar los datos y tomar decisiones con ellos continuamente para enfocarnos a incrementar nuestra rentabilidad.
  
  Estas acciones conllevarían la puesta en marcha de un presupuesto y de un sistema de Costes ABC.
  
  

3. Compras. Aprovechar para negociar las partidas importantes (analizadas con metodología sistemática) puede ser una de las medidas más eficaces para darle la vuelta a nuestra cuenta de resultados no sólo en lo que respecta a descuentos sino también a plazos de pago. Pensando en partidas importantes donde pequeños descuentos inciden drásticamente en los resultados y en partidas que llevemos años sin negociar. Para el soporte de la gestión sería interesante el uso de herramientas como la Matriz de Kraljic.

4. Producción: Producir sólo lo que vendes y mejorando la productividad. Debemos enfocarnos y ser más eficaces, eliminar los pagos de horas extra e incentivos sin asignarlos a productividad. Definir procesos, responsabilidades, asignar objetivos y retribuir su consecución. Este enfoque en la gestión de producción requeriría de la puesta en marcha de las siguientes herramientas tales como partes de trabajo y planificación de la producción.

En paralelo, debemos preocuparnos también por el medio y largo plazo, apoyados en las herramientas que a corto plazo se han implantado:

1. Estrategia: Elegir hacia donde queremos y podemos ir, con qué estrategia, en qué unidades de negocio y con qué recursos vamos a actuar. Al mismo tiempo estaremos decidiendo dónde vamos a desinvertir.

2. Venta:

• - Adaptar nuestra oferta a las necesidades actuales de nuestros clientes y mercados. En el momento actual además de las prestaciones toda empresa reduce los costes tanto como puedas en los escandallos para ser más competitivo.
• - Conocer a nuestros clientes, su volumen y sus márgenes y enfocarnos en los que puedan comprar más, compran mucho y dejan mucho margen. El resto sobretodo están ocasionando gastos y no son estratégicos (como media el 20%).
• - Hacer el seguimiento de los márgenes de todos los productos y la cartera que estamos ofreciendo al mercado para eliminar los que no son rentables (como media el 50%) debido a su volumen o al coste de venta e intenta reconducirlos o eliminarlos de producción.
• - Vender sí pero no a cualquier precio, es decir, si existe riesgo de no cobrar evaluémoslo dos veces. Fomentemos la buena comunicación del departamento de Administración y el Comercial y que no se venda a clientes sin riesgo o que se cobre en efectivo a quien corresponda. Tengamos cuidado si tenemos una alta concentración y si es así hagamos el seguimiento del riesgo que tienen estos clientes e intentemos diversificar las ventas.
• - Ser realistas y no demasiado optimista, organizar a la fuerza de ventas, trabajar con presupuestos, fomentar el uso de los sistemas de registro y el seguimiento para conseguir mejores resultados.
• - Vender la mayor cantidad y lo más alto posible. Respetar las tarifas y no bajar los precios sin pensar en la viabilidad de cada una de las operaciones en sí mismas o en la rentabilidad en conjunto de un cliente o de la empresa.

3. Organización: Hacer los cambios organizativos para enfocar la empresa como si la creáramos hoy, reestructurar y si lo requiere redimensionar, porque es mejor que sobreviva la empresa a que lo haga con todos sus trabajadores. Este trabajo requiere de herramientas tales como descripción de procesos, descripciones de puestos de trabajo y dirección por objetivos.

En conclusión, hacer que tu empresa sobreviva implica tomar decisiones correctas con la mejor información que puedas disponer y movilizar a tu gente de forma coordinada, mejor que tu competencia, para hacer lo que necesitas ¡Ahora!
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FORO DE COMUNICACIÓN Y CAMBIO: El asistente reflexionará sobre la necesidad de poner en marcha un Plan de Choque en su empresa. A partir de un análisis guiado sobre la situación interna y externa, mejorará su criterio para tomar decisiones. De esta manera conseguirá planificar y afrontar los cambios que permitan a su empresa mantener y/o incrementar sus beneficios, consolidando el medio y el largo plazo con acciones concretas.
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(*) Maria Guillot Prosper es responsable de la Unidad de Negocio Gestión Eco-Fin Forintec. [email protected]