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VALENCIA.  Es habitual que las empresas controlen el momento en el que los trabajadores entren y salgan de las instalaciones, pero también lo es que cada vez más estos trabajen desde su casa, otra oficina o que incluso tengan un horario flexible que puedan organizar como prefieran. Con la misión de convertir todo esto en datos y acciones nace Sesame, una app ‘made in Valencia' que permite hacer la función de la típica máquina de fichaje (y mucho más), eso sí, con un coste prácticamente nulo.

Nacida dentro del grupo valenciano ArtVisual, se ha convertido en una empresa independiente que ahora comercializa una herramienta que nació para solventar un problema que se había generado en la misma compañía. "Empezamos a crArecer, necesitábamos organizarnos, ser productivos y medir las cosas", explica Albert Soriano, CEO y fundador de Sesame.

Solían fichar con un máquina antigua, con el típico control, pero se dieron cuenta de que todo en la empresa era muy moderno, mobile, pero este proceso se mantenía arcaico y antiguo. "Encima se nos rompió la máquina de fichar, valía 1.000 euros arreglarlo, se lo tenían que llevar a Barcelona, y al final dijimos, si somos una empresa de desarrollo podemos hacer algo y entonces creamos un prototipo".

Desarrollaron una herramienta de control que no se concibiera como una vigilancia, sino más bien como un autocontrol personal con el fin de que la gente pudiera entrar y salir cuando quisiera. Pero la clave es el ser multidispositivo. Que el panel de fichaje puede estar presente en una tablet cualquiera ubicada en la empresa, e incluso en el smartphone particular de los trabajadores, con lo cual este coste baja a cero  en una aplicación con funciones limitadas o  en una de pago con un coste menos de 39,9 euros mensuales que permite gestionar vacaciones, un número ilimitado de usuarios o asignación de roles.

La tablet es fundamental sino se quiere hacer checkin con el móvil, por lo que existe una aplicación específica para ésta y genera un punto de acceso central en el que los trabajadores fichan metiendo un código. Pero también se puede optar la versión de que los propios trabajadores fichen desde el móvil. "Hay empresas a quiénes no le interesa la versión móvil porque no tienen móviles de empresa o sus trabajadores no tienen smartphone pero optan por la general".

A partir de ahí, enfocaron la aplicación a la gente con el propio feedback de los empleados de la empresa, y se dieron cuenta de que todo el mundo quería instalárse la aplicación de móvil. "El ver el ansia en una cosa que de normal no es muy cool y que cada empleado empezaba a usarla de una manera diferente, pensamos que si a nosotros nos funcionaba le podía venir bien a otras empresas.", explica Soriano.

TENER LOCALIZADOS A SUS COMPAÑEROS

Cuando decidieron sacar el desarrollo como producto, realizaron un brainstorming grupal y les preguntaron qué les gustaría incluir. "Por ejemplo, a la gente le empezaba a gustar el ver quién estaba o no estaba en ese momento en la oficina, o quien acababa de bajar a almorzar o comer", asegura Soriano. "Estamos trabajando en diferentes plantas y era muy útil saber si tus compañeros se habían ido o si tenían que volver".

También disponen una línea de tiempo sobre cómo ha ido entrando la gente, por horas. "Todos los que salen en un círculo verde son las entradas de la gente y los compañeros usan el time line para ver quiénes están en la oficina", apunta. Cuando fichan en azul, es que han salido de la oficina por lo que no es necesario buscar a la persona por las diferentes plantas.

"Este producto lo hemos empezando a implantar en compañías y sirve para fórmulas muy dispares", asegura el CEO de Sesame. Por ejemplo, para aquellas que controlan equipos de freelance y que están trabajando en remoto. No solo por el control de horas, sino por saber quién está trabajando y no molestar a la geste si no está en la oficina, o si éstas tienen diferentes husos horarios. "Nosotros tenemos oficina en Madrid y antes de hacer un Skype con alguien, que suelen dejarse abierta la cuenta, pueden mirar si está disponible en la oficina y llamar y no hacer perder el tiempo al resto buscándole".

Además, si a alguien se le ha olvidado fichar, la aplicación móvil cuando pasa un tiempo ilógico te recuerda que deberías haberlo hecho y te pregunta si se te ha olvidado, entonces puedes incluir horas pasadas. "El móvil nos da una calidad de organización grande". A esto suman la posibilidad de elegir las vacaciones y de que recursos humanos las apruebe desde la propia aplicación

También da la posibilidad, en las empresas de horario flexible, que si te levantas cansado una mañana y miras las horas que tienes, te permite parar el despertador y dormir una hora más y nadie va  a pensar mal de ti porque llevas un control. "El gran cambio es que ya nunca nadie ha necesitado desde hace un año que lo implantamos que le digan las horas que tiene hechas porque tiene acceso a verlas", asegura. "Tú te puedas planear tu jornada laboral".

Permite como trabajador al menos tener tranquilidad cuando se sabe que se ha cumplido el mínimo. "También existen semanas en las que tienes muchas ganas de trabajar y estás inspirado y otras que no", apunta. "Si tu te puedes ajustar estas semanas para cumplir el cupo hace que trabajes cuando estás más productivo y no calentar la silla por calentarla".

TECNOLOGÍAS PARA GANAR TIEMPO

"Queríamos que las nuevas tecnologías nos hicieran ganar tiempo Y hemos desarrollado algo en un sector muy arcaico, que no ha evolucionado nada", apunta. "Sí lo ha hecho en seguridad con sistemas de biometría pero no en agilidad". Hasta el momento, 120 empresas se han registrado para implantarlo y ahora están en la búsqueda de empresas piloto de diferentes sectores. "Lo bueno es que el coste de implantación es cero, es muy disruptivo", asegura Soriano.