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Correo electrónico, llamadas, reuniones improvisadas, consultas de compañeros y papeleo son los principales enemigos de la productividad en estas empresas

VALENCIA. "La eficiencia es hacer las cosas bien. La eficacia es hacer las cosas correctas". Peter Drucker dio en el clavo. Dos frases tan sencillas pero con un contenido trabajosamente difícil de lograr, que no imposible. El principal objetivo de las startups es trabajar de forma rápida al tiempo que sirva para validar el modelo de negocio en el mercado y crecer de forma rápida y escalable.

En este contexto resulta vital "saber priorizar por importancia aquello que tenemos pendiente de hacer y ejecutarlo en el menor tiempo posible consumiendo los recursos mínimos", apunta el experto en SEO y Product Management, Rodney Cullen. Asimismo, lo es "la optimización de los recursos, sobre todo los humanos, y en realidad esto es algo que no siempre se tiene en cuenta y se acaba perdiendo mucho tiempo en los inicios de una startup por una deficiente planificación u organización". Así lo afirma Javier Cantos, CEO de TiWorkers y al frente de lafabricadeltiempo.es, consultoría de productividad y formación para emprendedores y empresas.

El especialista apunta a tres errores en los que se suele incurrir en esta materia:

● El corsé de la productividad. "Existe una falsa creencia, y es pensar que llevar una actividad organizada nos convierte prácticamente en robots que siguen un plan previamente definido. La realidad es que trabajar con la actividad organizada y planificada te otorga mayor control sobre aquello que tienes pendiente de hacer, y por tanto, te da la libertad para poder cambiar o alterar en base a tus prioridades e imprevistos sin que ello te provoque altos niveles de estrés y frustración".

● Más horas, más productividad. "Dedicar más horas a un proyecto no está directamente relacionado con ser más productivo. Hay momentos en los que es necesario un esfuerzo extra por carga de trabajo, pero la productividad se mide en objetivos y no en horas dedicadas como tal".

● Las aplicaciones informáticas nos hacen mejorar por sí solas. "La utilización de software de productividad sin un método detrás no sólo no ayudará a ser más productivo, sino que en muchos casos acaba provocando el efecto contrario al esperado".

Y las piedras en el zapato, los ladrones del tiempo. Es decir, aquellos malos hábitos tan interiorizados que su invasión resulta imperceptible pero que en los resultados acaba siendo notable. Deshacerse de ellos es fruto de la observación, la honestidad con uno mismo y la constancia en la lucha para derrotarlos. Existen infinitos, pero podemos hacer un listado de los más esclavizantes y comunes. Son, según Cantos, los siguientes:

● Gestión del correo electrónico. "El email es un medio de comunicación, muy bueno, pero un medio de comunicación nada más. No debe tomarse como un gestor de tareas, ni debe ser una herramienta permanentemente abierta en nuestro equipo ya que nos impide enfocarnos en otro tipo de tareas".

● Llamadas entrantes y salientes. "Las llamadas deben planificarse en la medida de lo posible, como cualquier otra tarea más. Agrupar las llamadas nos ayuda a mejorar la optimización de nuestro tiempo".

● Reuniones. "Las sensación de pérdida de tiempo tras una reunión es algo muy común en los equipos de trabajo. Se deben buscar reuniones rápidas, con objetivos claros, con los participantes necesarios, y sobre todo, con las tareas resultantes bien definidas y asignadas".

● Interrupciones. "Las visitas de los compañeros de trabajo rompen en muchas ocasiones momentos de alta concentración. Volver a recuperar esa concentración conlleva más minutos".

● Móvil. "Desconectar las notificaciones (redes sociales, mensajería, email, etc) durante el trabajo para no recibir constantes interrupciones".

● Papeleo. "Trabajar en un entorno organizado ayuda a conseguir mayor concentración y foco sobre lo que se está haciendo en cada momento. Hablamos no sólo de papeleo en el escritorio físico, sino también en el equipo informático".

● Divagación en la navegación. "Abrimos una pestaña en el navegador, de ahí nos vamos a otra por un enlace de interés, luego a otra... y cuando nos damos cuenta llevamos más de media hora con 20 pestañas y multitud de información. Si algo te interesa, lo guardas y lo revisas cuando sea el momento".

Las aplicaciones informáticas sirven hoy por hoy de "complemento perfecto" para superar las trabas. "A nivel personal, podemos empezar a trabajar con gestores de tareas para llevar el control de la actividad que tenemos planificada, y gestores de calendario para almacenar la información de nuestras citas y reuniones", continua Javier Cantos. Por lo que respecta al equipo, "es recomendable que las empresas se empiecen a plantear la incorporación de aplicaciones de gestión de proyectos donde puedan compartir tareas y de ese modo se pueda hacer un seguimiento mucho más eficiente de la actividad", concluye.

Rodney Cullen nos pone un ejemplo personal, asegura que "estaría perdido sin un programa para gestionar las tareas individuales como Things para Mac e iOS" y recomienda a nivel de equipo "Trello, aunque Basecamp también funciona muy bien".

Además, afirma que para ayudarse con la eficiencia se apoya "mucho en la Técnica del Pomodoro, con la que se realizan periodos cortos, de 25 minutos, pero intensos de trabajo 100% enfocado con un descanso de cinco minutos. Durante estos 25 mins queda prohibido cualquier tipo de distracción que no sea la tarea que hemos escogido. Suena sencillo pero cuesta mas de lo que parece y al practicarlo te das cuenta de la cantidad de interrupciones que sufres a lo largo del día".

De moda en Silicon Valley, explica Cullen, está "tirar de los nootropics" (http://money.cnn.com/2015/01/25/technology/nootropics-smart-drugs/, disponibles en sites como https://www.modafinilcat.com).

Las principales recomendaciones de los expertos a nivel general, desde la perspectiva de TiWorkers, serían formar organizaciones más horizontales, "con definición de responsabilidades y no tanto de cargos"; Comunicación operativa y práctica, "evitando al máximo la burocracia y procesos innecesarios"; reuniones de equipo cada semana para marcar los objetivos a conseguir; definición individual de los objetivos y de la agenda semanal, con una planificación de tareas no más de seis horas por cada jornada de ocho horas. "Esto se hace para poder atender a imprevistos que surgen cada día"; y eliminar el correo electrónico como medio de comunicación dentro del equipo.

Además, es importante focalizar, "dedicarse en cada momento a una única tarea. Tener la capacidad de hacer muchas cosas cosas no implica hacerlas todas a la vez", y utilizar técnicas como inbox zero, "para mantener la bandeja de entrada del correo electrónico vacía cada día".

Pero si algo hace de un equipo que sea eficaz es la propia autogestión, de forma individual, y ahí es donde entran en juego conceptos como la autodisciplina y la comunicación. En este sentido, "el CEO jamás puede exigir a su equipo lo que no está dispuesto/a a hacer. Liderar con ejemplo, pero la responsabilidad final reside en cada individuo. Si consigue mejorar su productividad estará cumpliendo mejor su función y deberá ser recompensado/a proporcionalmente", explica Cullen.

No obstante y pese a todo lo argumentado, el emprendedor y formador recalca un matiz importante; "debemos saber cuando debemos estar en modo productivo y cuándo debemos entrar en una fase más creativa de investigación y desarrollo con unas normas más relajadas porque si no, minimizamos la posibilidad de una innovación disruptiva, crítica en mi opinión para cualquier startup". Con todo las palabras clave a no perder de vista serán: capacidad de organización personal, productividad individual, trabajo colaborativo y flexibilidad laboral.

ESPAÑA, EN COMPARACIÓN CON EL MUNDO

España "sigue siendo un país donde prima el ‘presencialismo'. Lo importante para muchos jefes es que llegues a tu hora, que te vea en tu puesto de trabajo y que, si es posible, te quedes más tiempo del necesario", afirma Javier Cantos. 

Según un estudio del IEE (Instituto de Estudios Económicos) de 2014, España no es el país que más horas trabaja. "Sí que es cierto que dedica más horas de media que países como Francia o Alemania, pero no más que EE.UU. por ejemplo. El problema radica en cómo se dedican esas horas, ya que la jornada partida de España hace que la sensación sea de estar todo el día en la oficina", continua el especialista.

En su opinión, "es necesario Incorporar medidas de flexibilidad laboral que permitan mejorar la conciliación de la vida personal y profesional, y sobre todo, orientar el trabajo a la consecución de objetivos y no tanto a horarios inamovibles".  En países como Francia y Alemania, muchas empresas impiden a sus trabajadores acceder al correo electrónico e información de su empresa al terminar la jornada laboral para que puedan desconectar, matiza.

Cullen, por su parte, con 27 años a sus espaldas viviendo en España y habiendo trabajado también en UK, USA, Australia, afirma haber comprobado con cierta "pena" que en general "hay una baja productividad en la empresas españolas comparado con los otros países. Una o dos horas para comer, salir tarde, acostarse tarde, llegar cansados al día siguiente y aguantar a base de cafés. Las habituales animadas conversaciones y la falta de autodisciplina y autoexigencia es bastante común".

MATRIMONIO PRODUCTIVIDAD-CRISIS

Según datos de The Conference Board y el FMI, en España la productividad laboral se incrementa cuando tenemos periodos de crisis, y disminuye en momentos de expansión económica. En países como Alemania o EE.UU. pasa todo lo contrario, la productividad aumenta cuando la economía en encuetra en momentos de crecimiento. 

Otros datos interesantes publicados en un estudio de la empresa Workmeter, que apuntan desde TiWorkers, nos informan sobre los hábitos de los trabajadores en las empresas:

●   El 76% del tiempo se invierte en el uso de herramientas tecnológicas.

●   El 39% de las reuniones no se han planificado previamente.

●  81 segundos es la media de tiempo que un empleado permanece de forma seguida en una aplicación.

● El martes es el día más productivo, siendo el viernes el día más eficiente.